Как ставить задачи правильно: универсальная инструкция + шаблон для notion
Всем привет, на связи Владимир Малюгин! В этой статье я покажу, как стать мастером делегирования задач.

Кажется, что может быть проще, чем поставить задачу? Объяснил паре слов, что нужно сделать, и жди выполнения. Но времена устных договоренностей и записок на бумажках давно прошли.
В своем агентстве Performance-маркетинга Digital Geeks мы движемся к тому, чтобы все задачи ставились по одной методе. И я делюсь ею с вами, чтобы ваши команды тоже прогрессировали.
Итак, как правильно ставить задачи, чтобы их гарантированно выполняли на высшем уровне. Методом ошибок я вывел 7 ключевых шагов:
  • 1
    Четкое и призывающее к действию название

    Вместо расплывчатого "Статья для блога" лучше писать "Подготовить черновик статьи для блога". Или что-то краткое вроде "Отчет по РК". Название должно быть понятным даже человеку вне вашей области деятельности, содержать глагол в повелительном наклонении и быть не длиннее 2-4 слов.

  • 2
    Указать проект или категорию
    Каждая задача относится к определенному проекту, разделу или категории работ. Важно сразу определить, к какому, чтобы исполнитель понимал контекст.
  • 3
    Развернутое описание
    Подробно опишите, что именно, зачем и в каком порядке (если важно) нужно сделать. Обязательно укажите желаемый результат - текст, таблица, файл, действие и т.д. Приложите все необходимые материалы и ссылки. Если задача зависит от других - укажите это.
  • 4
    Исполнители и участники
    Исполнитель - один человек, полностью отвечающий за результат. При сложной задаче с подзадачами у каждой может быть свой исполнитель, но основную задачу нельзя закрыть, пока не завершены все подзадачи.
    Можно добавлять участников, которые будут получать уведомления об изменениях. Обсуждайте все только в комментариях к задаче!
  • 5
    Реальный дедлайн
    Обязательно проставляйте дедлайн - реальный срок, согласованный с исполнителем. В бэклоге или разделе идей дедлайн может быть условным.
    Если задача просрочена, исполнитель должен объяснить причину в комментарии. Нельзя менять дату молча - иначе наступит неразбериха. Для нетривиальных задач лучше лично встретиться и обсудить нюансы.
    После выполнения исполнитель прикрепляет результат и закрывает задачу. Но руководитель может ее переоткрыть с комментарием, если работа сделана некачественно.

Конечно, порой случаются форс-мажоры. Но если следовать этим правилам, задачи будут выполняться максимально эффективно. Разберетесь - и у вас заработает любой таск-трекер!
Предыстория
Предыстория
Предыстория
Предыстория
15 лет занимаясь бизнесом, я пробовал все новые и новые подходы к уменьшению затрат ресурсов на операционные процессы. Управление проектами и отчетность, документооборот и прочая рутина занимала большую часть времени. Я искал консультантов, статьи и видео, спрашивал коллег по цеху, но со временем понял — это тот редкий случай, когда я, как руководитель могу сказать: «хочешь сделать хорошо, сделай сам».

И вот, уже 7 лет я настраиваю процессы для себя и своих клиентов, пишу про это и агитирую за то, что построение и оцифровка процессов — это must have skill для руководителя любого уровня.
К чему приводит хаос
Большая часть процессов сегодня — цифровые. И это не инструкция, которая лежит в ящике стола и которую они читают один раз. Это то, что сотрудник видит, когда открывает компьютер. Процессы сегодня — это софт, в котором работает компания и то, как организовано цифровое рабочее место каждого сотрудника. И это нужно настраивать.

Если этого не делать и не интегрировать процессы в digital-среду, то это может привести к тому, что вместо важных для бизнеса задач, команда будет загружена рутиной. А главное — основатели и руководители 80% времени будут «тушить пожары» во всех отделах, а не думать о развитии компании. В лучшем случае — это сильно замедлит рост бизнеса, в худшем — приведет к банкротству.
Каждому размеру компании — свой уровень диджитализации процессов
Но есть и хорошая новость. Digital-экосистема должна соответствовать размеру компании. Если у вас небольшая команда и ничего не болит — не нужно уделять процессам много времени.

В Гарварде нам рассказывали про профессора Д. Дэрила Вайкоффа, который проводил исследование о том, какой процент выручки у компаний уходит на операционные расходы. Он обратил внимание, что успешные компании — это мелкие начинающие команды или огромные корпорации.

И выявил два типа основателей: пришедших из корпоративного бизнеса и привыкших к «бюрократии» и стартаперов, любящих творческий беспорядок. Первые на старте вкладывают много времени в процессы, и поэтому их процент расходов на поддержание бизнеса высокий, а вторые обращаются с рабочей средой вольно и тратят мало.

Но с ростом компаний ситуация постепенно меняется в противоположную сторону. У тех, кто в начале заморачивался над процессами — процент затрат постепенно снижается, а у тех, кто нет — увеличивается.

Хаос ненастроенных процессов начинает мешать, и в итоге бизнесы, которые не научились выстраивать процессы исчезают. Он назвал это «Бермудский треугольник».
Ключевая мысль
digital-экосистема должна соответствовать размеру компании. Если инфраструктура ей «мала» или наоборот «велика», то компания развивается медленнее. С увеличением клиентов и задач, бизнес должен все больше заниматься настройкой операционки, если не хочет сгинуть в «бермудском треугольнике».
Все в одном — или разные сервисы для разных задач?
Давайте разберемся для каких категорий процессов нужен софт. Я выделяю 4 основных направления в работе:
  • 1
    Управление проектами и коммуникация команды
  • 2
    Операционка
  • 3
    База знаний
  • 4
    Взаимоотношения с клиентами (CRM)
  • 1
    Управление проектами и коммуникация команды
  • 2
    Операционка
  • 3
    База знаний
  • 4
    Взаимоотношения с клиентами (CRM)
Под каждое направление нужно подобрать подходящий инструмент и «подружить» все между собой.

Конечно, можно использовать комплексные инструменты со «всеми возможностями под все процессы» — Bitrix24 или ClickUp. Но специализированные сервисы всегда будут эффективнее. Каждый из них заточен под один основной функционал и 100% ресурсов инвестирует только в его улучшение. Комплексной софт развивает сразу все, поэтому темпы улучшения каждой конкретной функции существенно ниже.

Плюс комплексных сервисов — все задачи в одном окне. Но это же и минус, так как сотрудники видят много лишнего. Мой опыт подсказывает, что специализированные сервисы под управление проектами, коммуникацию и работу с операционкой эффективнее. Главное уметь их правильно «подружить» между собой.

CRM используют многие компании, но с остальными процессами не все так гладко. Особенно у малого и среднего бизнеса. Об этом и поговорим.
Управление проектами и коллаборации
«Работа вокруг работы»: общение в чатах, совещания, коллы, вспомогательная информация — эта та категория процессов, которая порождает больше всего хаоса, особенно если в компании нет единого подхода, и все делается с помощью «telegram-менеджмента». Я уверен в том, что это первая категория процессов, которую необходимо настраивать. Даже если вас в команде только 2-е, вам все равно придется взаимодействовать и ставить задачи.

Для этой категории процессов нужен task-трекер вроде Trello или Asana и любой мессенджер. Причем важно, чтобы большая часть коммуникации была связана с конкретными проектами и задачами и шла в task-трекерах, а не в мессенджерах. В чате оставляйте только то, что не уместилось в тасках.

Лично я рекомендую Asana, так как она по умолчанию не дает широких возможностей кастомизации, вместо этого предлагая четкую логику работы, заточенную под коллаборацию команд. В Asana это называется пирамидой ясности.
Операционные процессы
Управленческая отчетность, документооборот, учет трудозатрат и расчет квартальных премий — для всех подобных задач с большим объемом данных и сложными вычислениями таск-трекер не подойдет. Нужен другой софт. Небольшая команда может использовать Excel или Google sheets. Но у такого решения есть проблемы со стабильностью и масштабированием. В нем нельзя выстроить процесс по шагам и поэтому при росте команды или количества операций нужно что-то посерьезнее.

Для таких таких задач я рекомендую Airtable — no-code софт, который легко кастомизируется под особенности бизнес-процессов. В него вшиты широкие возможности автоматизации, построения связей между данными и есть даже опция написания скриптов для таких гиков, как я. Этот сервис я «прописываю» всем клиентам и использую сам. Каждую таблицу можно дополнительно разделить на отдельные срезы (чего нет в Excel и Google Sheets), добавить внутрь описание, ссылки, файлы, кнопки и связать друг с другом. При этом каждая запись открывается, как отдельная карточка. Airtable — это экселька на стероидах.

При этом важно то, что сотрудникам можно не давать доступ к самим базам данных. Для этого в Airtable есть функционал создания интерфейсов под разные роли сотрудников с разными уровнями доступов.
Управленческая отчетность, документооборот, учет трудозатрат и расчет квартальных премий — для всех подобных задач с большим объемом данных и сложными вычислениями таск-трекер не подойдет. Нужен другой софт. Небольшая команда может использовать Excel или Google sheets. Но у такого решения есть проблемы со стабильностью и масштабированием. В нем нельзя выстроить процесс по шагам и поэтому при росте команды или количества операций нужно что-то посерьезнее.

Для таких таких задач я рекомендую Airtable — no-code софт, который легко кастомизируется под особенности бизнес-процессов. В него вшиты широкие возможности автоматизации, построения связей между данными и есть даже опция написания скриптов для таких гиков, как я. Этот сервис я «прописываю» всем клиентам и использую сам. Каждую таблицу можно дополнительно разделить на отдельные срезы (чего нет в Excel и Google Sheets), добавить внутрь описание, ссылки, файлы, кнопки и связать друг с другом. При этом каждая запись открывается, как отдельная карточка. Airtable — это экселька на стероидах.

При этом важно то, что сотрудникам можно не давать доступ к самим базам данных. Для этого в Airtable есть функционал создания интерфейсов под разные роли сотрудников с разными уровнями доступов.
Получается, что команда работает с одним, но каждый сотрудник видит только то, что нужно конкретно ему: бухгалтер — счета, которые нужно завести в банк, делопроизводитель — документы по этой сделке, менеджер — только выручку и данные клиента. А руководитель видит все — от выручки до прибыли.
База знаний
Для статичной информацию вроде инструкций или списка документов на отпуск бизнесу нужна база знаний с быстрым доступом из любого места, удобным оглавлением и разграничением прав.

Для этого может подойти и Google Docs, но я рекомендую Notion. Your wiki, docs & projects. Together — это их слоган, который исчерпывающе описывает функционал платформы. User-friendly сервис, похожий на конструктор сайтов, можно изучить за 20 минут работы.

Я использую Notion, как платформу для описания продукта, коммуникационной стратегии, веду список конкурентов, описываю редакционную политику соцсетей, позиционирование и советую всем своим клиентам.
Важные отличия от Google Docs
Первое, у Notion одна точка входа — вам не надо давать сотрудникам сотни ссылок, достаточно одной, которая всегда будет под рукой. Пройдя по ней, они увидят все, к чему у них есть доступ.

Второе, вся информация в Notion удобно структурирована, а при создании новых страниц они автоматически попадают в оглавление. Сотрудникам легко будет их найти.
За какие фишки я люблю этот сервис:
Бесконечная вложенность страниц, гиперссылка как на страницу, так и на часть текста, возможность давать доступ как ко всем документам, так и к части. И это лишь малая часть функционала, которая позволяет мне и сотрудникам быстрее ориентироваться и легче находить необходимое. Еще недавно разработчики внедрили ИИ, который придумывает идеи, пишет и редактирует тексты.
Как внедрить софт в бизнес-процессы компании
Мало понять, какой софт нужен для той или иной задачи. Еще два важных пойнта — как грамотно внедрить софт в компанию и как правильно интегрировать в него процессы.
  • 1
    Подготовьте почву
    Сначала «продайте» идею команде. Сделайте так, чтобы она сама захотела все поменять.
  • 2
    Внедрите изменения:
    определите показатели успеха, напишите инструкции, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.
  • 3
    И последнее. Закрепите результат:
    Свяжите его с вашим аккаунтом, чтобы клиенты могли звонить прямо в компанию, а не на мобильный номер одного из сотрудников.
  • 1
    Подготовьте почву
    Сначала «продайте» идею команде. Сделайте так, чтобы она сама захотела все поменять.
  • 2
    Внедрите изменения:
    определите показатели успеха, напишите инструкции, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.
  • 3
    И последнее. Закрепите результат:
    Свяжите его с вашим аккаунтом, чтобы клиенты могли звонить прямо в компанию, а не на мобильный номер одного из сотрудников.
И второй пойнт. Чтобы все заработало, нужно начать мыслить процессами и понимать, какие виды задач есть в вашем бизнесе. Составьте список, опишите их, поймите ответственных. А потом интегрируйте в рабочую среду.

Не должно быть такого, что вы сначала научили сотрудника процессу, а потом он пошел выполнять его в софт. Сам софт должен содержать все необходимое, в том числе инструкции и этапы. Нужно, чтобы оцифрованный процесс помогал сотруднику и не полагался на его память. Где сотрудник может забыть, запутаться или налажать — там его должен страховать digital. Не стоит полагаться на человеческую память.

Важно делать процессы максимально автономными. Чтобы они были источником основных компетенций, а не сотрудники, которые могут уйти. Человек не настолько стабильный ресурс, как Asana и другие современные инструменты.

Вывод

Сегодня удобство digital-среды должно восприниматься руководителями современных компаний как must, равно тому как они должны предоставить сотруднику стул, стол и свет в офисе. Среда должна быть комфортной и функциональной.

Итоговая задача — создать такую digital-среду, которая «заберет» на себя часть задач и в нужный момент «подскажет», что и как делать.
Данная статья первоначально была опубликована на сайте РБК, можете ознакомиться перейдя по ссылке: https://clck.ru/36izdd
Нажимая кнопку «Жду», я даю согласие на
обработку моих персональных данных.
Нужен знак, что пора автоматизировать воронку продаж? Вот он!
Оставьте ваши данные и мы свяжемся с вами