Как стать мастером делегирования: гайд по созданию задач

Кажется, что может быть проще, чем поставить задачу? Объяснил в паре слов, что нужно сделать, и жди выполнения. Но времена устных договоренностей и записок на бумажках давно прошли.

Итак, как поставить задачу, чтобы ее выполнили на отлично? Методом проб и ошибок я сформировал 7 ключевых шагов правильного делегирования:

Названия должны быть:

• Понятными и состоять из глаголов в повелительном наклонении: "Перезвонить клиенту", "Сделать...", "Заполнить...", "Выложить..."
• Краткими: Ограничьтесь 2-5 словами
• Привычными - называйте задачи одинаково. Здесь нет места креативу. Если все в команде говорят "еженедельный срез", не надо ставить задачу на "еженедельный отчет".

Например, вместо "Статья для блога" пишите "Подготовить черновик статьи для блога". Подойдут и простые короткие фразы вроде "Отчет по рекламной кампании". Главное, чтобы название было понятно даже тому, кто не работает в вашей сфере.

Одна задача -- один исполнитель, на 100% отвечающий за результат.

Если за задачу отвечают двое, каждый может думать, что ее выполнит другой. В результате задача останется невыполненной, и могут начаться взаимные обвинения.
Когда никто не знает, что делают другие, и не чувствует ответственности за итог, задача может остаться невыполненной. Назначение одного ответственного предотвращает это.
Если в выполнении задачи участвует несколько человек, разделите ее на подзадачи. Но пусть один человек отвечает за итоговый результат. Он должен следить, чтобы все выполнили свои части. Оправдания вроде "Я не сделал, потому что Иван не сделал свое" не принимаются.
К задачам можно добавлять участников (это похоже на поле копии в электронной почте). Они будут получать уведомления обо всех действиях с этими задачами. Добавлять и удалять участников задачи можно в любое время.

Обязательно проставляйте дедлайн - реальный срок, который вы согласовали с исполнителем. Нельзя ставить дедлайны в одностороннем порядке, ведь у сотрудника уже есть свой план по задачам и для эффективного выполнения новой ее надо включить в это расписание.

☝️Самая частая причина срыва дедлайнов -- полное игнорирование текущих задач сотрудника при постановке новой. Руководитель просто ставит задачу в ватсапе и ждет ее выполнения.

Поясню на примере:
Аналитику ставят задачу на подготовку отчета по выручке в сравнении с прошлым годом. Так как задача "прилетела" от собственника, аналитик сразу же бросается ее делать. При этом от него ждут задач директор по продажам и директор по маркетингу, которые поставили задачу аналитику ровно так же -- не учитывая, что у него есть другие.

Решение -- визуализировать задачи аналитика в каком-то таск-трекере (или хотя бы таблице) и формализовать постановки задач (запилить форму или ставить прямо в таск-трекере) и описать с какой очередностью он их выполняет. Причем неважно, кто ставит задачу, владелец или сотрудники -- правила едины. Собственник не может двигать задачи всех остальных без острой необходимости.

Если задача просрочена, исполнитель должен объяснить причину в комментарии. Нельзя менять дату молча - иначе наступит неразбериха.

Подробно опишите, что именно, зачем и в каком порядке (если важно) нужно сделать. Приложите все необходимые материалы и ссылки. Если задача зависит от других задач - укажите это.

Все обсуждения ведем в комментариях к задаче, а не в мессенджерах или возле куллера.
Задаем вопросы, оставляем комментарии, прикладываем файлы и т.д. строго в пределах соответствующей задачи, так важную информацию не придется собирать по кусочкам из других задач или в мессенджерах и на почте.

Выполнив задачу, нажмите на кнопку с галочкой рядом с названием задачи.
Супер важно! Не забудьте описать результат или приложить файл/ссылку, если это является результатом задачи. Так коллеги будут знать о ваших достижениях.
Исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу, а руководитель может ее открыть заново (обязательно с комментариями), если он считает, что над задачей еще стоит поработать.
Не закрывайте задачу, если хотя бы одна внутренняя подзадача не закрыта.

Каждая задача является частью проекта и не может существовать сама по себе. Определите, к какому проекту, продукту или цели работ относится задача. Это поможет исполнителю понять контекст.
Говоря простыми словами -- ставьте задачу в нужный проект, а не бросайте ее в вакууме. Если задача для маркетологов -- поставьте ее туда, где они привыкли видеть все остальные свои задачи.
☝️ для этого надо изначально оговорить формат и всегда делать единообразно.

Вот так ты можешь превратить задачи в четкие, понятные, структурированные поручения. Не удивлюсь, если твои коллеги начнут брать с тебя пример.
Выполняй эти упражнения и станешь мастером делегирования!