Как стать мастером постановки задач

Кажется, что может быть проще, чем поставить задачу? Объяснил в паре слов, что нужно сделать, — и жди выполнения. Но времена устных договоренностей и записок на бумажках давно прошли.

Просто поставить задачу и ждать её исполнения — это обычно не работает. Делегировать нужно правильно.

При постановке задач важно:

• кратко обсудить цель, контекст и желаемый результат
• поставить сроки
• ответить на вопросы и снять возможные возражения

Прежде чем говорить о конкретных шагах, нужно сказать пару слов о том, где именно ставить задачи. Сегодня удобнее всего это делать в специальных таск-трекерах, где предусмотрено все для успешного делегирования. Наш любимый — Asana, но можно также использовать, например, Trello, Todoist, WEEEK, Битрикс24.

Названия задач должны быть:

• Понятными и исчерпывающими. Например, вместо «Статья для блога» пишите «Подготовить черновик статьи для блога». Подойдут и простые короткие фразы вроде «Отчет по рекламной кампании». Главное, чтобы название было понятно даже тому, кто не работает в вашей сфере.
• Содержащими глаголы в повелительном наклонении. Например, «Перезвонить клиенту», «Сделать...», «Заполнить...», «Выложить...».
• Краткими: ограничьтесь двумя-пятью словами.
• Привычными. Здесь креатив только мешает — называйте задачи одинаково и используйте принятые в команде термины. Если все говорят «еженедельный срез», не надо ставить задачу на «еженедельный отчет».

Здесь работает правило: «Одна задача — один исполнитель, на 100% отвечающий за результат». Если дело поручить сразу двоим, каждый будет думать, что им займется другой. В результате задача останется невыполненной, более того, могут начаться взаимные обвинения.

Если же в выполнении задачи по объективным причинам участвует несколько человек, разделите ее на этапы. Но за итоговый результат все равно должен отвечать один специалист, который будет следить за тем, чтобы все выполнили свои части. И оправдания вроде «Я не сделал, потому что Иван не сделал свое» не принимаются.

В задачи можно добавлять участников (это похоже на поле «Копии» в электронной почте). Так вовлеченные в процесс коллеги будут получать уведомления обо всех действиях. Добавлять и удалять соисполнителей можно в любое время.

Обязательно указывайте в задаче реальный срок, который вы согласовали с исполнителем. Нельзя ставить дедлайны в одностороннем порядке, ведь у сотрудника уже есть свой план работы.

☝️ Часто бывает, что руководитель просто пишет задачу в WhatsApp и ждёт её выполнения. Однако полное игнорирование текущих задач сотрудника при постановке новой — это самая популярная причина срыва дедлайнов. Поясню на примере.

Аналитик видит задачу подготовить отчет по выручке. Так как она «прилетела» от собственника, специалист сразу же бросается её делать. При этом от него ждут выполнения задач директор по продажам и директор по маркетингу, которые поставили задачи аналитику точно так же: не учитывая, что у него есть другие.

Решение — визуализировать задачи этого сотрудника в таск-трекере (или хотя бы таблице 🙈) и формализовать их постановку, описав, в какой очередности их нужно выполнять. Причём неважно, кто ставит задачу — владелец компании или сотрудники: правила едины. Собственник не может двигать задачи всех остальных без острой необходимости.

Если задача просрочена, исполнитель должен объяснить причину в комментарии. Нельзя менять дату молча, иначе наступит неразбериха.

Подробно поясните, что именно, зачем и в каком порядке (если это важно) нужно сделать. Приложите все необходимые материалы и ссылки. Если задача зависит от выполнения других задач, отметьте это.

Задаём вопросы, оставляем комментарии, прикладываем файлы и совершаем другие подобные действия строго в пределах соответствующей задачи! Так важную информацию не придется собирать по кусочкам из других задач или в мессенджерах и почте.

Однако если задача нешаблонная и сложная, сразу после ее постановки стоит поговорить с исполнителем по телефону или видеосвязи. Это поможет прояснить все непонятные моменты. А уже после этого всю переписку нужно вести в таск-трекере.

Каждая задача — это часть проекта. Определите, к какому проекту, продукту или направлению работы относится задача. Это поможет исполнителю понять контекст.

Проще говоря, ставьте задачу в нужный проект, а не бросайте её в вакууме.

1. Выполнив задачу, обязательно отметьте это в трекере.

Суперважно! Не забудьте описать результат или приложить файл с ним (либо дать ссылку на него). Так коллеги будут знать о ваших достижениях.

Исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу, а руководитель может ее открыть заново (обязательно с комментариями), если считает, что над ней еще стоит поработать.
☝️Не закрывайте задачу, если хотя бы одна внутренняя подзадача не выполнена.

С помощью этой статьи вы сможете превратить задачи в четкие, понятные и структурированные поручения.

В завершение — бонус: гайд по постановке топовых задач.